Jeśli prowadzisz działalność transportową i ponosisz wydatki w Belgii – za paliwo, autostrady czy serwis pojazdów – możesz odzyskać zapłacony tam podatek VAT. W 2025 roku procedura zwrotu VAT z Belgii dla firm z innych krajów UE nadal jest możliwa, ale warto znać szczegóły i unikać błędów.
Poniżej przedstawiamy praktyczny poradnik: krok po kroku jak odzyskać VAT z Belgii.
Czy Twoja firma może ubiegać się o zwrot VAT z Belgii?
Aby móc ubiegać się o zwrot belgijskiego VAT (BTW), Twoja firma musi:
✅ Być zarejestrowana w kraju UE (np. w Polsce),
✅ Nie prowadzić działalności gospodarczej w Belgii (brak siedziby lub przedstawicielstwa),
✅ Posiadać faktury wystawione na firmę, z poprawnie naliczonym belgijskim VAT-em.
Jakie wydatki kwalifikują się do zwrotu VAT z Belgii?
Dla firm transportowych najczęściej zwracane są koszty:
- Paliwo (zakupione na belgijskich stacjach)
- Opłaty drogowe
- Naprawy, części zamienne, serwis
- Parking i myjnie
- Hotele i usługi związane z delegacjami
Jak wygląda proces zwrotu VAT z Belgii – krok po kroku (2025)
Krok 1: Zbieranie dokumentów
Upewnij się, że posiadasz:
- Oryginalne faktury z belgijskim VATem
- Dowody zapłaty (jeśli wymagane)
- Rejestr działalności (np. zlecenia transportowe)
Krok 2: Złożenie wniosku poprzez krajowy urząd skarbowy
Wniosek o zwrot VAT z Belgii składa się elektronicznie za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego (Portal Podatkowy). Ten następnie przekazuje go do Belgii.
📅 Termin złożenia: do 30 września roku następującego po roku podatkowym
Krok 3: Oczekiwanie na decyzję
Belgijski urząd ma maksymalnie 4 miesiące na rozpatrzenie wniosku lub ewentualne wezwanie do uzupełnień.
Krok 4: Zwrot środków
Po pozytywnym rozpatrzeniu pieniądze są przelewane bezpośrednio na konto firmowe w walucie EUR.
Jakie są minimalne kwoty zwrotu VAT z Belgii?
- Za cały rok podatkowy: min. 50 EUR
- Za krótszy okres (np. kwartalny): min. 400 EUR
Jeśli nie osiągniesz tej kwoty – wniosek nie zostanie wysłany.
Najczęstsze błędy, które blokują zwrot VAT
❌ Nieczytelne lub niepełne faktury
❌ Brak NIP-u Twojej firmy na fakturze
❌ Złożenie wniosku po terminie
❌ Nieuzasadnione koszty (np. prywatne wydatki kierowców)
Dlaczego warto zlecić zwrot VAT profesjonalistom?
Obsługa procedury zwrotu VAT z Belgii bywa skomplikowana, a belgijski urząd skarbowy może być bardzo skrupulatny. Dlatego warto powierzyć to specjalistom.
TRANS VAT zajmuje się kompleksowym odzyskiwaniem VAT z Belgii i innych krajów UE. Sprawdzimy faktury, zajmiemy się całą dokumentacją i dopilnujemy terminów.
Podsumowanie – Zwrot VAT z Belgii w 2025:
🔹 Możliwy dla firm spoza Belgii, które ponoszą tam wydatki
🔹 Dotyczy m.in. paliwa, opłat drogowych, usług serwisowych
🔹 Wniosek składa się do 30 września przez polski urząd skarbowy
🔹 Środki wracają bezpośrednio na konto firmowe
📞 Chcesz odzyskać VAT z Belgii szybko i bezproblemowo? Skontaktuj się z nami – TRANS VAT pomoże Ci od A do Z!