Współpraca z firmami z Unii Europejskiej może przynieść wiele korzyści, ale niesie też pewne ryzyko podatkowe. Sprawdzenie numeru VAT kontrahenta w systemie VIES to prosty sposób, by upewnić się, że transakcja będzie bezpieczna i zgodna z przepisami.
Czym jest VIES i jak działa?
VIES (VAT Information Exchange System) to internetowe narzędzie udostępnione przez Komisję Europejską, pozwalające na szybką weryfikację numerów VAT firm zarejestrowanych w UE. Po wpisaniu numeru VAT i kraju system łączy się z krajowymi bazami danych i zwraca informację: „ważny” lub „nieważny”
Dlaczego weryfikacja VAT jest kluczowa?
- Od 1 stycznia 2020 r. ważny numer VAT kontrahenta z UE jest niezbędny do zastosowania stawki 0% VAT przy dostawach wewnątrzwspólnotowych.
- Brak takiego numeru oznacza obowiązek naliczenia VAT krajowego, co może skutkować stratą korzyści podatkowych i karami finansowymi.
Więcej o procedurze odzyskiwania podatku VAT z zagranicy oraz o tym, jak zwrot VAT może pomóc firmom transportowym, przeczytasz w naszym artykule:
Zwrot zagranicznego podatku VAT dla polskich firm.
Jakie ryzyka można zminimalizować?
- Oszustwa VAT‑owskie, np. tzw. carousel fraud (missing trader fraud), w których oszuści korzystają z fałszywych numerów VAT, aby nienależnie odzyskać VAT.
- Brak dowodu na weryfikację może być uznany za brak należytej staranności (KYC), co stawia firmę w sytuacji ryzyk podatkowych.
Szczegółowo opisujemy, jak firmy transportowe mogą zabezpieczyć się przed ryzykiem podatkowym i jakie korzyści niesie za sobą poprawna weryfikacja numerów VAT, w tym wpisie: Zwrot VAT z zagranicy dla firm transportowych.
Jak prawidłowo korzystać z VIES?
- Wejdź na stronę VIES → wybierz kraj, wpisz numer VAT → kliknij Weryfikuj
- Otrzymasz wynik: Tak, numer VAT aktywny lub Nieważny numer VAT. Przy negatywnym wyniku warto zapytać kontrahenta lub zweryfikować status VAT w jego kraju. Czasami konieczna jest dodatkowa rejestracja do transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Jak często i jak dokumentować weryfikacje?
- Weryfikuj nowego kontrahenta przed pierwszą transakcją.
- Przy stałych partnerach rekomenduje się regularne kontrole – np. co kwartał czy miesiąc.
- Przechowuj dowód weryfikacji np. pdf z wynikami VIES, kod konsultacji (consultation number). Dokumentacja pomoże w razie kontroli skarbowej.
Co z integracją narzędzia?
Nowoczesne systemy ERP i narzędzia księgowe (np. Microsoft Business Central, Recurly) mogą automatycznie korzystać z VIES – weryfikując VAT i zapisując historię w systemie, co ułatwia audytowanie i tryb zgodności.
✅ Podsumowanie – dlaczego warto sprawdzać VAT kontrahentów UE
|
Korzyść |
Opis |
|
Zgodność z przepisami podatkowymi |
Umożliwia legalne stosowanie stawki 0% na dostawy wewnątrzwspólnotowe |
|
Minimalizacja ryzyka fraudu |
Chroni przed oszustwami VAT (MTIC/carousel) |
|
Dowód należytej staranności |
Przyda się w razie kontroli skarbowej |
|
Poprawa reputacji firmy |
Profesjonalna i transparentna współpraca z partnerami UE |
Chcesz dowiedzieć się więcej o odzyskiwaniu VAT z zagranicy i procedurach dedykowanych firmom transportowym? Zapraszamy do lektury naszego poradnika: Zwrot zagranicznego podatku VAT dla polskich firm.
🤝 Nie ryzykuj – sprawdzaj VAT swoich kontrahentów!
Dostarczasz usługi lub towary za granicę? Pomożemy Ci sprawdzić kontrahenta w VIES i zadbać o formalności, dzięki którym bezpiecznie odzyskasz VAT z UE.
📞 Zadzwoń: +48 669 223 210
📧 Napisz: Skorzystaj z formularza