Prowadzisz firmę w Polsce, ale realizujesz zlecenia, transporty, montaże, serwis lub inne usługi na terenie Europy? 🚛🏗️🔧
Jeżeli w związku z działalnością ponosisz w Belgii, Holandii lub Austrii koszty, od których zapłaciłeś lokalny VAT, w wielu przypadkach możesz ubiegać się o jego zwrot.
Odzyskanie zagranicznego VAT to dla przedsiębiorcy nie tylko dodatkowe pieniądze na koncie. To również sposób na zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności i poprawę rentowności realizowanych kontraktów.
W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda zwrot VAT z Belgii, Holandii i Austrii oraz na co szczególnie uważać.
Ważne: zwrot VAT nie jest automatyczny. Możliwość odzyskania podatku zależy m.in. od rodzaju wydatku, sposobu prowadzenia działalności oraz przepisów kraju, w którym VAT został zapłacony.
Zwrot VAT z Belgii
Belgia jest jednym z krajów, w których polskie firmy często ponoszą znaczące koszty związane z prowadzoną działalnością.
Dotyczy to między innymi firm transportowych, budowlanych, montażowych, serwisowych czy przedsiębiorstw realizujących kontrakty przemysłowe.
Jakie wydatki mogą być objęte zwrotem?
W zależności od sytuacji przedsiębiorstwa mogą to być m.in.:
⛽ paliwo,
🛣️ opłaty drogowe,
🚗 koszty związane z pojazdami,
🔧 wydatki związane z działalnością gospodarczą,
🧰 zakup określonych towarów i usług,
🏗️ wydatki związane z realizacją kontraktów.
Trzeba jednak zachować ostrożność – Belgia stosuje ograniczenia dotyczące niektórych kategorii wydatków.
Dlatego samo posiadanie faktury z belgijskim VAT-em nie oznacza jeszcze, że cała kwota podatku zostanie odzyskana.
Ile VAT musi obejmować wniosek?
Przy wniosku obejmującym cały rok kalendarzowy minimalna kwota VAT do zwrotu wynosi co do zasady 50 euro na państwo członkowskie.
Dla wniosków obejmujących okres kwartalny minimalna kwota wynosi 400 euro.
📅 Termin
Wniosek dotyczący wydatków z danego roku należy złożyć najpóźniej 30 września kolejnego roku.
Oznacza to, że w przypadku VAT zapłaconego w 2025 roku termin przypada na 30 września 2026 roku.
Zwrot VAT z Holandii
Holandia to kolejny kraj, w którym polskie przedsiębiorstwa ponoszą znaczne wydatki związane z działalnością.
Dotyczy to szczególnie:
🚛 firm transportowych,
🏗️ firm budowlanych,
🔧 ekip serwisowych i montażowych,
🏭 firm przemysłowych,
📦 przedsiębiorstw handlowych i logistycznych.
Jeżeli firma nie jest zobowiązana do składania holenderskich deklaracji VAT, może w określonych sytuacjach wystąpić o zwrot VAT zapłaconego w Holandii poprzez procedurę zwrotu VAT dla przedsiębiorstw z innych państw UE.
Co jest szczególnie ważne?
Od 1 kwietnia 2026 r. przy wnioskach dotyczących holenderskiego VAT zmieniły się niektóre zasady składania dokumentacji w określonych przypadkach.
Przepisy dotyczące zwrotu VAT w krajach UE mogą się różnić, a wymagania i procedury są regularnie aktualizowane. Prawidłowe przygotowanie wniosku wymaga znajomości aktualnych zasad obowiązujących w danym państwie. Dlatego warto powierzyć formalności specjalistom, takim jak TRANS VAT, którzy zajmą się całym procesem za Ciebie.
Ile można odzyskać?
W przypadku wniosków dotyczących całego roku minimalna kwota VAT do zwrotu wynosi co do zasady 50 euro, natomiast przy wnioskach dotyczących krótszych okresów obowiązuje próg 400 euro.
📅 Termin
Wniosek o zwrot VAT z Holandii za poprzedni rok należy złożyć przed 1 października, czyli w praktyce do 30 września. Holenderska administracja podatkowa wyraźnie zaleca, aby nie czekać z tym do końca września.
Zwrot VAT z Austrii
Austria jest szczególnie istotna dla przedsiębiorstw transportowych oraz firm realizujących prace na terenie tego kraju.
Koszty mogą pojawiać się między innymi przy:
⛽ zakupie paliwa,
🛣️ opłatach drogowych,
🚛 eksploatacji pojazdów,
🏨 zakwaterowaniu pracowników,
🔧 serwisie i naprawach,
🏗️ realizacji kontraktów,
🧰 zakupie towarów i usług związanych z działalnością.
Podobnie jak w innych państwach UE, nie każdy wydatek automatycznie daje prawo do zwrotu VAT. Austria wskazuje, że przedsiębiorstwa z UE mogą odzyskać te podatki naliczone, które mogą być odliczone zgodnie z austriackimi przepisami.
Dokumenty
W przypadku Austrii nie ma obowiązku automatycznego przesyłania papierowych faktur wraz z wnioskiem dla przedsiębiorstw z UE. Jednak urząd może zażądać kopii konkretnych dokumentów.
Dotyczy to m.in. faktur przekraczających 1 000 euro oraz faktur za paliwo przekraczających 250 euro.
Minimalna kwota zwrotu
Podobnie jak w wielu innych krajach UE:
- 50 euro – przy wniosku za cały rok lub końcową część roku,
- 400 euro – przy wniosku za okres krótszy niż rok, obejmujący co najmniej 3 kolejne miesiące.
📅 Termin – tutaj nie warto ryzykować
Wniosek należy złożyć elektronicznie najpóźniej 30 września roku następującego po roku, którego dotyczy zwrot.
Austriacka administracja podatkowa wskazuje wprost, że termin ten nie może zostać przedłużony, a spóźniony wniosek skutkuje odmową zwrotu.
📋 Jakie dokumenty warto przygotować?
Niezależnie od kraju podstawą całego procesu jest prawidłowa dokumentacja.
Przed rozpoczęciem procedury warto przygotować:
📑 zagraniczne faktury,
🧾 dokumenty dotyczące importu – jeżeli występują,
🏢 dane firmy,
🔢 numer VAT UE,
🏦 dane rachunku bankowego,
📂 informacje pozwalające określić związek wydatku z działalnością gospodarczą.
Warto również posegregować dokumenty według krajów i okresów, których dotyczą.
To znacznie ułatwia późniejszą weryfikację i przygotowanie wniosku.
⚠️ Uwaga na firmy budowlane, montażowe i serwisowe
W przypadku firm wykonujących prace budowlane, montażowe czy serwisowe sprawa może być bardziej skomplikowana.
Dlaczego?
Ponieważ sama obecność firmy w danym kraju i ponoszenie tam kosztów nie zawsze oznacza, że można po prostu zastosować procedurę zwrotu VAT.
W niektórych sytuacjach zakres prowadzonej działalności w danym państwie może powodować obowiązek rejestracji VAT i rozliczania podatku lokalnie, zamiast korzystania ze standardowej procedury zwrotu.
Dlatego przed wysłaniem wniosku warto przeanalizować nie tylko faktury, ale również charakter działalności prowadzonej w danym kraju.
⏰ Nie czekaj do ostatniej chwili
Wnioski o zwrot VAT z zagranicy wymagają czasu.
Trzeba:
✅ zebrać dokumenty,
✅ sprawdzić faktury,
✅ zweryfikować kwalifikowalność wydatków,
✅ prawidłowo przygotować dane,
✅ złożyć wniosek,
✅ a następnie monitorować jego rozpatrywanie.
W przypadku firmy, która ponosi koszty w kilku państwach jednocześnie, liczba dokumentów może być naprawdę duża.
A jeden błąd lub brak wymaganej informacji może oznaczać dodatkową korespondencję i wydłużenie całego procesu.
🤝 Nie chcesz zajmować się tym samodzielnie? Pomoże TRANS VAT
W TRANS VAT pomagamy przedsiębiorcom w odzyskiwaniu VAT z zagranicy.
Obsługujemy nie tylko firmy transportowe. Współpracujemy również z przedsiębiorstwami budowlanymi, montażowymi, serwisowymi, handlowymi, produkcyjnymi i usługowymi, które ponoszą koszty związane z działalnością poza Polską.
Możemy zająć się całym procesem:
🔎 weryfikujemy dokumenty i faktury,
📑 sprawdzamy możliwość odzyskania VAT,
📝 przygotowujemy wnioski,
📤 zajmujemy się ich wysyłką,
📩 monitorujemy proces zwrotu,
🤝 pomagamy w przypadku dodatkowych pytań lub dokumentów wymaganych przez urząd.
Dzięki temu nie musisz samodzielnie śledzić przepisów obowiązujących w Belgii, Holandii czy Austrii i poświęcać godzin na przygotowywanie dokumentacji.
💶 Sprawdź, ile VAT może odzyskać Twoja firma
Jeżeli Twoja firma regularnie ponosi koszty w Belgii, Holandii lub Austrii, nie traktuj zagranicznego VAT-u jako zwykłego kosztu działalności.
Warto sprawdzić, ile pieniędzy możesz odzyskać.
Im wcześniej rozpoczniesz przygotowanie dokumentów, tym więcej czasu pozostanie na ich dokładną weryfikację i prawidłowe przygotowanie wniosku.
TRANS VAT – odzyskujemy VAT z zagranicy, a Ty zajmujesz się swoją firmą.
Skontaktuj się z nami:
📞 Zadzwoń: +48 669 223 210
📧 Skorzystaj z formularza lub napisz na adres:
💚 Nie zostawiaj swoich pieniędzy za granicą. Skontaktuj się z nami i sprawdź możliwość odzyskania VAT!
Informacje zawarte w artykule mają charakter ogólny. Prawo podatkowe i zasady zwrotu VAT mogą się zmieniać, a możliwość odzyskania konkretnego wydatku zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy oraz przepisów państwa zwrotu.